Avec l’entrée en vigueur de la réforme sur la facturation électronique en 2026, les entreprises doivent adapter la manière dont elles reçoivent les factures de leurs fournisseurs. Mais concrètement, comment se déroule la réception des factures électroniques et comment choisir une plateforme pour être en règle ? Ce guide vous explique les règles à connaître et les étapes à suivre pour vous mettre en conformité.
Les infos à retenir
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises immatriculées en France et assujetties à la TVA doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques.
Une facture électronique n’est pas un PDF envoyé par mail : c’est un format de facture qui répond aux exigences de l’administration fiscale.
Pour une réception en règle, les entreprises doivent passer par une plateforme agréée, soit directement, soit en utilisant une solution compatible.
Voici ce que vous allez découvrir dans ce guide :
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme numérique, dans un format conforme aux normes de l’administration fiscale française. Sa structuration permet l’extraction des données essentielles, notamment :
Identité du fournisseur
Montant HT / TTC
Détail de la TVA
Date d’émission et d’échéance du paiement
Conçus pour être traités informatiquement, ce sont des documents interopérables dont les données sont exploitées de façon automatique et sécurisée. Pour les professionnels, cela permet de gagner du temps, allège les tâches manuelles et réduit les erreurs administratives. Pour l’État, c’est aussi une manière de lutter contre la fraude à la TVA grâce à une meilleure visibilité sur les transactions.
Quels sont les formats de factures électroniques réglementaires ?
Dans le cadre de la réforme de 2026, il existe trois formats de factures électroniques reconnus : UBL, CII et Factur-X.
UBL : format structuré fondé sur le langage XML, très utilisé pour les échanges B2B internationaux.
CII : format structuré également basé sur XML, correspondant aux standards de l’UN/CEFACT et interopérable entre secteurs et pays.
Factur-X : format hybride combinant un fichier PDF lisible par tous et un fichier XML structuré. C’est le plus répandu en France.
Une facture électronique est-elle différente d’un PDF envoyé par mail ?
Une facture électronique n’est ni un simple PDF envoyé par e-mail à un client, ni une facture papier scannée. Elle se distingue par deux éléments :
Sa structure : elle contient des données encodées, organisées et exploitables par les logiciels comptables et les plateformes agréées pour être transmises à la Direction générale des Finances publiques (DGFiP).
Son circuit de transmission : elle transite par une plateforme agréée. Ce flux sécurisé garantit sa conformité légale, sa traçabilité, l’intégrité des données et la sécurité des échanges.
En résumé : il ne faut pas confondre facture dématérialisée ou numérisée avec facture électronique, celle-ci respectant un format et un circuit de transmission bien précis.
En quoi consiste la réception d’une facture électronique ?
La réception de factures électroniques désigne le processus par lequel une entreprise reçoit les factures de ses fournisseurs, dans un format numérique conforme et dans le respect de la réglementation.
Dans le cadre de la réforme entrée en application en 2026, l’article 289 bis du Code général des impôts précise que cette réception doit s’effectuer via une plateforme agréée (PA), immatriculée par l’administration fiscale.
Ce parcours sécurisé assure l’intégrité et la traçabilité des échanges et des données. La structuration de la facture permet ensuite le traitement automatisé des données, que cette réforme vise à simplifier et à mieux suivre.
Qui est concerné par l’obligation de réception des factures électroniques ?
Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA sont soumises à l’obligation de réception des factures électroniques, quels que soient leur taille, leur statut juridique et leur chiffre d’affaires.
Les professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA sont également visés : ils doivent pouvoir les recevoir s’ils sont assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée, même sans la facturer à leurs clients.
Il n’y a pas de critère de clientèle (il peut s’agir de particuliers, de professionnels ou de collectivités) ni de secteur. Cette obligation s’applique aux activités B2B comme B2C : les professionnels concernés doivent être en mesure de recevoir leurs factures fournisseurs sous forme électronique depuis le 1er septembre 2026.
En résumé : si votre activité professionnelle est assujettie à la TVA, elle doit respecter l’obligation de réception des factures électroniques, que vous réalisiez des opérations avec des entreprises françaises ou étrangères comme de la vente aux particuliers. Vous devez alors vous conformer au calendrier établi par l’État.
Quel est le calendrier pour l’obligation de réception des factures électroniques ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA sont tenues de recevoir des factures électroniques conformes. L’obligation d’émission, quant à elle, s’étale progressivement sur deux échéances.
Un professionnel qui n’émet pas encore de factures électroniques peut donc être tenu d’avoir une plateforme de réception.
Bon à savoir : le site des impôts propose un guide personnalisé pour comprendre l’impact de la facturation électronique pour votre entreprise, selon sa taille ou son régime de TVA.
Réception de factures électroniques : quels risques en cas de manquement ?
Une entreprise qui ne respecte pas les exigences de réception de factures électroniques s’expose à des sanctions financières et à des blocages.
D’un point de vue opérationnel, des difficultés peuvent rapidement intervenir si vous n’avez pas de plateforme pour recevoir vos factures fournisseurs. Vos achats peuvent être bloqués, votre comptabilité impactée et votre activité désorganisée.
En cas de manquement, votre entreprise risque aussi d’écoper d’amendes. Après une mise en demeure donnant 3 mois de délai pour régulariser la situation, les contrevenants encourent une première sanction de 500€, puis des amendes récurrentes de 1000€ tous les 3 mois jusqu’à régularisation.
L’administration fiscale a annoncé une période de tolérance jusque fin 2026 pour les professionnels rencontrant des difficultés mais qui sont bien engagés dans une démarche de mise en conformité. Le guide pratique de démarrage publié par la DGFiP souligne que « cette approche ne constitue ni un report ni une suspension de l’obligation », mais traduit une approche compréhensive dans cette phase de démarrage.
Le saviez-vous ? Vous n’avez pas nécessairement besoin de changer d’outil si vous utilisez un outil de facturation, un logiciel comptable ou un ERP compatible et raccordé à une PA.
Si vous n’êtes pas équipé, c’est une opportunité pour vous équiper d’un logiciel de facturation en règle avec la loi anti-fraude à la TVA et compatible avec la facturation électronique comme Facture.net.
Comment fonctionne la réception d’une facture électronique ?
Pour être reçue dans les règles, une facture électronique suit un circuit standardisé, de sa création par le fournisseur jusqu’à son intégration dans l’outil de gestion du client, en passant par les plateformes agréées qui occupent une place centrale.
Quel est le parcours d’une facture électronique ?
Le processus de réception d’une facturation électronique s’appuie sur deux plateformes qui interagissent entre elles : celle de l’émetteur et celle du destinataire. Voici comment cela fonctionne concrètement, étape par étape :
1. Création de la facture par l’émetteur
La facture électronique est générée via le logiciel de facturation de l’entreprise émettrice. S’il s’agit d’une solution compatible, le document est produit dans un des formats reconnus (Factur-X, UBL ou CII) puis le logiciel se connecte à la plateforme agréée de l’émetteur.
2. Identification de la plateforme du destinataire
La plateforme agréée de l’émetteur identifie celle du destinataire, à savoir son client. Elles sont toutes répertoriées dans l’annuaire officiel de la facturation électronique.
3. Transmission de la facture
La plateforme du fournisseur transmet la facture électronique à celle de son client. La PA destinatrice vérifie alors la lisibilité et l’intégrité des données, et met le document à disposition de l’entreprise réceptrice.
4. Réception et intégration de la facture dans le circuit de validation
La facture électronique reçue est récupérée via la solution compatible de l’entreprise et intégrée à son circuit de validation. Cette étape peut être automatique avec certains outils.
5. Transmission des données à l’administration fiscale
Les données réglementaires intégrées à la facture électronique sont extraites et transmises à la Direction générale des Finances publiques via la plateforme agréée.
Bon à savoir : les PA du fournisseur et du client peuvent tout à fait être différentes. Il est même possible d’avoir une PA pour la réception et une autre pour l’émission.
Comment consulter une facture électronique reçue ?
Les factures reçues via le circuit légal sont directement consultables depuis la plateforme agréée ou la solution compatible du destinataire, tels qu’un logiciel de facturation, un ERP ou un outil comptable. Généralement, un tableau de bord regroupe les factures entrantes et permet de les consulter. Lorsqu’elles sont au format Factur-X, elles sont lisibles sous forme de PDF.
Vous pouvez consulter vos factures électroniques directement dans un logiciel de facturation comme Facture.net.
Peut-on refuser une facture électronique ?
Oui, les factures entrantes suivent un processus de validation et il reste possible de les contester, signaler ou refuser.
L’entreprise peut signaler une erreur ou un litige directement depuis sa plateforme. Cela se fait en quelques clics avec les solutions permettant de sélectionner le motif de refus dans une liste prédéfinie, comme c’est le cas de Facture.net. Le refus est ensuite automatiquement envoyé au fournisseur afin qu’il rectifie son erreur.
En cas de non paiement, une procédure de recouvrement des créances peut également être activée par le fournisseur.
Attention : on peut refuser une facture électronique, mais pas le fait de devoir se conformer à leur réception : depuis le 1er septembre 2026, il s’agit d’une obligation légale pour les structures assujetties à la TVA.
Les factures électroniques reçues sont-elles intégrées à la comptabilité ?
Si l’entreprise utilise bien une solution de réception compatible connectée à sa plateforme agréée, les données des factures sont intégrées à la comptabilité, voire rapprochées des opérations bancaires sortantes. En limitant la saisie manuelle, cette automatisation réduit le risque d’erreurs. Il faut cependant que la solution utilisée soit correctement configurée.
D’autre part, les données de facturation transmises par les plateformes vont permettre peu à peu de préremplir les déclarations de TVA.
Plateforme agréée et solution compatible : quel rôle dans la facturation électronique ?
La réforme de la facturation électronique repose sur différents acteurs jouant un rôle clé et s’intégrant dans la gestion quotidienne de l’entreprise :
les plateformes agréées (PA) assurent le circuit légal d’échange des factures
les solutions compatibles (SC) permettent de préparer et gérer les documents
Le rôle d’une plateforme agréée pour la facturation électronique
Une plateforme agréée (ou PA) est un opérateur immatriculé par la DGFiP pour l’échange de factures électroniques entre émetteur et récepteur, ainsi que pour la transmission des données fiscales. C’est ce que l’on appelait anciennement une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), terminologie désormais abandonnée par l’État.
S’en équiper est une obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, définie ainsi par le Code Général des Impôts : « L’émission, la transmission et la réception des factures électroniques s’effectuent en recourant à une plateforme agréée. » Chaque PA dispose d’un numéro d’immatriculation, valable trois ans et renouvelable.
Une plateforme agréée sert de lien entre client, fournisseur et administration. Concrètement, elle permet de :
échanger les factures électroniques structurées et normalisées entre clients et fournisseurs (réception, émission et envoi)
extraire et transmettre les données de facturation à la DGFiP
transmettre les données de paiement
garantir la conformité des transactions
assurer le suivi et l’archivage légal des documents
Le rôle d’une solution compatible avec la facturation électronique
Les solutions compatibles (SC) sont des logiciels permettant de produire ou convertir les factures professionnelles au format réglementaire. Elles ne sont pas immatriculées par l’administration, mais bénéficient d’un label officiel attestant qu’elles peuvent se connecter aux plateformes agréées.
Une solution compatible ne peut pas elle-même recevoir ou transmettre des factures électroniques. Elle fait cependant le lien avec la PA pour ces échanges, tout en offrant une interface de gestion fluide et simplifiée.
D’un point de vue réglementaire, la réception des factures électroniques passe par une plateforme agréée, soit directement soit par l’intermédiaire d’une solution compatible. C’est le rôle que joue notamment Facture.net.
Comment se mettre en règle pour recevoir des factures électroniques ?
Pour être en mesure de recevoir des factures électroniques, le dirigeant d’une entreprise doit analyser ses besoins, choisir une plateforme agréée, la désigner officiellement et l’intégrer à ses processus internes. Voici comment procéder en différentes étapes.
Anticiper et cartographier les besoins de l’entreprise
L’anticipation est le premier point central pour bien vous organiser. Commencez par dresser un état des lieux de la gestion administrative de votre entreprise en établissant :
le volume mensuel de factures reçues
le nombre de fournisseurs et leur typologie
votre régime de TVA
les cas d’usage particuliers qui vous concernent
le nombre d’accès nécessaires à la plateforme
les outils déjà utilisés pour la facturation, la comptabilité et la gestion
Choisir la solution de réception adaptée à votre besoin
Une fois ce cadre posé, comparez les fonctionnalités et les services proposés par les plateformes. Votre choix doit se porter sur une solution adaptée à votre activité, c’est-à-dire capable de s’intégrer à votre environnement. Prenez garde à un éventuel plafond de factures ou aux limites d’accès utilisateurs.
Vous pouvez également vous équiper d’un outil de facturation gratuit et compatible avec les PA, comme Facture.net. L’essentiel est d’opter pour des outils adaptés, mais également faciles à prendre en main et s’intégrant de manière fluide à vos processus internes.
Activer la plateforme de réception
Pour recevoir leurs factures électroniques, les entreprises concernées par la réforme sont tenues d’activer leur plateforme agréée. Il faut pour cela suivre la procédure d’inscription proposée en fournissant vos coordonnées et votre SIREN.
L’annuaire de facturation électronique de la DGFiP (anciennement appelé annuaire PPF) est ensuite mis à jour : il recense les plateformes de toutes les sociétés et entités publiques raccordées. Vous pouvez aussi le consulter pour vérifier que vous êtes bien enregistré.
Configurer la plateforme et les accès
Configurez la solution choisie en renseignant les informations de votre entreprise et en connectant votre compte bancaire professionnel. Vous devez également paramétrer les droits d’accès des utilisateurs, ainsi que vos règles de traitement des factures et vos souhaits en matière d’alertes. Certaines solutions permettent aussi de préparer des modèles qui faciliteront votre création de factures au quotidien.
Adapter son organisation interne
L’intégration d’une plateforme implique d’ajuster vos processus comptables. Prenez le temps d’organiser le suivi des factures et des règlements en définissant un circuit de validation.
Proposez également à vos collaborateurs une formation à l’outil choisi, de sorte que sa prise en main soit la plus simple possible. Une adaptation rapide des équipes permet une utilisation immédiate et une mise en conformité sans friction.
Pourquoi choisir Facture.net pour la facturation électronique ?
Facture.net est labellisée solution compatible avec la facturation électronique, parfaitement adaptée aux exigences de la réforme. Conforme à la loi Anti-Fraude TVA, l’outil permet de gérer les factures électroniques de votre entreprise en toute sécurité et de respecter les normes de transmission des données fiscales.
Noté 4,6/5 sur Trustpilot par les utilisateurs, Facture.net est déjà adopté par plus de 50 000 professionnels en France, et particulièrement des micro-entreprises, TPE et PME. Toutes bénéficient d’une solution compatible avec la réforme pour réceptionner leurs factures fournisseurs au format électronique, mais Facture.net va plus loin en réunissant cinq outils : facturation, gestion de clients, CRM, agenda professionnel et site vitrine.
Deux solutions sont possibles :
une utilisation gratuite et sans limites
un abonnement à Facture+ à partir de 9,08€HT/mois pour des fonctionnalités plus poussées avec personnalisation avancée et automatisations
L’essentiel à retenir pour choisir sa solution de réception de factures électroniques
Les professionnels sont soumis à une réforme de grande ampleur avec le passage à la facturation électronique, et il n’est pas toujours simple de s’y retrouver. Pourtant, ce vaste changement concerne tout type d’entreprises, des plus petites aux plus grandes.
Voici ce qu’il faut retenir :
La réforme est entrée en vigueur le 1er septembre 2026.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont tenues de s’équiper afin de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée.
Il existe des solutions compatibles pour produire ou convertir les factures au bon format.
Que vous soyez micro-entrepreneurs, TPE ou PME, vous ne pouvez plus vous contenter d’échanges de factures par e-mail : vous devez vous conformer au processus légal de transmission.
Et si cette obligation légale était l’occasion de mieux organiser votre gestion administrative ?
Cette transition peut faciliter votre gestion interne si vous optez pour un outil tel que Facture.net. Labellisé solution compatible, Facture.net est conforme à la nouvelle loi et prend en charge la réception des factures électroniques et leur archivage. Vous bénéficiez aussi d’un CRM et d’un logiciel de gestion client gratuits pour accompagner votre activité quotidienne.
