Bagaimana cara membuat faktur?

Jika Anda seorang pengusaha, penting untuk mengetahui cara membuat faktur. Dokumen akuntansi ini memungkinkan Anda meminta pembayaran untuk layanan yang diberikan kepada klien Anda setelah selesai.

Agar patuh, faktur harus mematuhi aturan tertentu, mencakup informasi wajib dan detail penjualan atau layanan. Anda dapat menyederhanakan proses ini dengan perangkat lunak penawaran dan faktur yang efisien seperti Facture.net.

Sebelum mengetahui cara membuat invoice, penting untuk mengetahui jenis dokumen apa yang perlu Anda terbitkan. Setiap jenis faktur memiliki kegunaan dan informasi spesifik. Memilih jenis yang tepat memungkinkan Anda mematuhi undang-undang, memperjelas transaksi dengan klien Anda, dan menghindari kesalahan akuntansi.

1. Faktur klasik

Faktur adalah dokumen akuntansi, hukum, dan komersial yang merinci sifat, harga, dan jumlah pembelian dan penjualan barang atau jasa. Ini wajib untuk penjualan atau layanan apa pun.

Agar patuh, faktur harus mematuhi informasi wajib dan menunjukkan rincian penjualan yang dilakukan dengan harga, kuantitas dan ketentuan.

2. Faktur proforma

Faktur proforma mempunyai ciri-ciri faktur klasik namun a kutipan sementara. Faktur proforma tidak memiliki nilai dokumen akuntansi yang sah.

Anda dapat membuat faktur proforma untuk tujuan informasi bagi pelanggan Anda, untuk menilai jumlah pembayaran yang harus mereka lakukan jika mereka menyelesaikan pembelian.

Faktur proforma menghindari adanya kesalahpahaman antara penjual dan pembeli atas deskripsi produk atau jasa, yaitu ketentuan pembayaran atau persyaratan pengiriman.

3. Tagihan kredit

Jika faktur klasik mengandung kesalahan atau harus dibatalkan setelah pembayaran, faktur kredit memungkinkan faktur ini diperbaiki atau dibatalkan.

Ini menggantikan kata “harus dibayar” dengan “bersih untuk dikreditkan”, mengacu pada faktur asli dan menentukan jumlah yang dikoreksi.

Jenis faktur ini memastikan akuntansi Anda tetap adil dan klien memiliki dokumen resmi yang mencerminkan perubahan tersebut.

4. Faktur setoran

Tergantung pada jenis layanan yang Anda tawarkan sebagai wirausaha, pelanggan Anda bisa membayar deposit sebelum menyelesaikan penjualan atau layanan.

Dalam hal ini wajib membuat faktur setoran untuk mengesahkan pembayaran pertama yang dilakukan oleh pelanggan. Faktur setoran harus mencantumkan tanggal pembayaran, jumlah yang dibayarkan dan nomor faktur.

Berbeda dengan invoice klasik, rincian penjualan beserta harga dan kuantitasnya tidak disebutkan pada invoice deposit.

5. Faktur situasi

Terutama digunakan dalam konstruksi, faktur situasi memungkinkan pembayaran disebar sesuai dengan kemajuan pekerjaan. Berbeda dengan invoice deposit, invoice ini dikeluarkan pada saat pelayanan.

Baca juga: Penagihan ditangguhkan: apa itu?

Bagaimana cara membuat faktur?

• Faktur harus dalam bahasa Prancis, namun versi terjemahan dapat ditambahkan untuk pelanggan yang tidak bisa berbahasa Prancis.
• Jumlahnya harus dalam euro.
• Dianjurkan untuk menyiapkan dua salinan: satu untuk klien dan satu lagi untuk akun Anda, untuk menyimpan catatan resmi.
• Anda dapat memilih format kertas atau versi dematerialisasi, mungkin dengan tanda tangan elektronik, tergantung pada preferensi Anda dan kebutuhan klien.

Dengan reformasi faktur elektronik, aturannya perlahan-lahan berkembang:

• Mulai 1 September 2026, semua perusahaan besar dan menengah harus menerbitkan faktur mereka hanya dalam format elektronik terstruktur (melalui platform yang disetujui).
• UKM, usaha mikro, dan wiraswasta mempunyai waktu hingga 1 September 2027 untuk mematuhinya.
• Secara konkret, ini berarti format kertas klasik atau PDF tidak lagi memadai untuk transaksi B2B. Meskipun saat ini Anda dikecualikan, disarankan untuk mengantisipasi dan menggunakan perangkat lunak atau platform yang kompatibel dengan faktur elektronik sekarang.

Anda bisa menggunakan perangkat lunak faktur online sebagai Faktur.net untuk menghasilkan faktur profesional hanya dalam beberapa klik. Alat ini memungkinkan Anda membuat faktur dan penawaran online secara gratis dan mudah.

Informasi wajib untuk membuat invoice

Faktur memiliki nilai hukum dan akuntansi. Oleh karena itu, harus mengandung informasi wajib mengikuti:

• Penyebutan “faktur”
• Nomor dan tanggal penerbitan faktur
• Nama perusahaan atau nama dan alamat penjual
• Nomor Pokok PPN Perorangan, Nomor SIREN dan Badan Hukum Perusahaan.
• Alamat kantor pusat perusahaan dan alamat penagihan jika berbeda.
• Nama pelanggan dan detail kontak
• Detail setiap layanan atau produk dengan kuantitas dan harga satuan.
• Harga tenaga kerja dalam hal pemberian jasa
• Jumlah total yang harus dibayar (tidak termasuk pajak)
• Tarif PPN yang berlaku dan jumlah total termasuk pajak
• Ketentuan pembayaran dengan batas waktu dan jumlah kemungkinan deposit.
• Sanksi yang akan diterapkan jika terjadi keterlambatan pembayaran.

Tergantung pada aktivitas Anda, informasi lain mungkin diperlukan: modal saham, RCS dan kota pendaftaran, asuransi sepuluh tahun atau tanggung jawab perdata, nomor di direktori perdagangan, dll.

Apakah perlu menggunakan software untuk membuat invoice?

Saat ini tidak wajib menggunakan perangkat lunak faktur untuk membuat faktur dan penawaran harga secara online. Namun, penggunaan alat faktur yang sesuai akan menjadi wajib dengan hadirnya faktur elektronik pada tahun 2026. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk menggunakannya sekarang.

Banyak alat faktur yang menawarkan versi gratis dari perangkat lunaknya, jadi mengapa tidak membuat faktur dengan mudah?

Bagaimana cara membuat faktur? Tip kami

Anda tahu sekarang cara membuat faktur profesional.

Untuk mengedit faktur Anda dengan cepat, jangan ragu untuk menguji dan menggunakan perangkat lunak faktur online 100% gratis, Facture.net. Lupakan faktur yang dibuat di Excel, yang penuh kesalahan, dan tingkatkan kualitasnya dengan perangkat lunak faktur nyata yang gratis dan dapat diakses di mana saja, bahkan saat Anda bepergian!

Panduan Anda untuk pembuatan faktur